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呼伦贝尔职业技术学院档案实体分类编号方案(修订)

部门:党政办管理员 来源: 日期:2018/4/4 17:28:41 人气:16 加入收藏 评论:0 标签:

呼伦贝尔职业技术学院档案实体分类编号方案(修订)

一、编制目的

为了加强和促进我院档案管理的业务建设,实现我院档案分类、编号、排架、标引的标准化和规范化,与全国高校档案信息资源共享,更好地为学院和社会服务,依据国家教委办《高等学校档案实体分类法》[1993]429号文件,结合我院实际情况制定本方案。

二、分类原则

依据国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》,我院档案分类以学院全部档案为对象,根据学院各项职能活动范畴,将我院同一职能活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下,确定同一实体分类体系,并把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。在分类中突出教学、科研档案在学院的中心地位和党政管理档案统率全局的作用,力求反映新时期高校职能活动的新情况、新特点。

三、类目设置及标识

类目设置相对稳定,不受偶然因素、短期行为影响,在较长时期内不得随意改变。类目排列考虑学院档案记述和事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同类别之间的划分标准一致。下级类目的外延之和,等于上级类目的外延。同级类目之间界限清楚,不应交叉和包容。根据分类简洁、便于利用的原则,我院档案拟设两级类目。

一级类目是高等学校档案实体的最高类别。根据我院档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十一个一级类目,其名称标识如下:

DQ(党群)   XZ(行政)   JX(教学)   KY(科研)  

JJ(基建)   SB(设备)   CB(出版)   WS(外事)

CK(财会)   SX(声像)   SW(实物)

一级类目的标识,采用类目名称前二字汉语拼音的第一个大写字母。

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准根据该类档案的规律和特点,结合档案记述的内容实际,进行设置。二级类目的标识采用“双位制”,如:“综合”为“11”,其余二级类目依次是12,13……、99,带“0”的数字不用。

四、档号的编制

1、档号是档案的代号和排架的依据。必须反映高校档案的分类体系和存放位置。档案编号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一全宗内的档案不得设重号;方便插件,使其有充分扩展的余地,不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥便于排架、检索的双重功能。

2、档号包括:全宗号、年度号、分类号、卷(件)号四部分组成。其模式为:档号=全宗号+年度号+分类号+卷(件)号。

全宗号:即档案全宗代码,用阿拉伯数字表示。

年度号:由四位阿拉伯数字组成,如:2008

分类号:是档号的主体,我院档案的分类号一般由一、二级类目代号组成。

例如:“院长会议记录”的分类号,由一、二级类目组成为“XZ11”。

件(卷)号是分类号中最下位排定的顺序编号。

3、档号的标识:采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号(件号)之间,用连接符号“—”连接。例如:2007年内容是呼伦贝尔工业学校党委会议记录的第2号件(卷)的档案,可标识为:3—2007—DQ11—2

                   档号编制规则

档号=年度号+分类号+卷(件)号

X X X X——XZ(JX/DQ)00·00—1……n

 

 

 

                                                    卷(件)号

                                                 三级类目

                                                 二级类目 分类号

                                                 一级类目

                                                   年度号

 

五、档案的实体排架

由于档号模式属分类开放型编号方法,故在按档号排架时,采取按类目逐级依次排列。在最下位类目中按年代排列,在年代下按案卷号顺序排列。按照国家教委新的实体分类法,从维护档案的完整性和方便利用查找考虑,采取同一年代下不同保管期限顺序排列。

六、呼伦贝尔职业技术学院档案实体分类表

(一)党务类    

一级类目:DQ

二级类目:

          DQ11 党务综合(分党委、总支、直属支部综合材料

入此)

DQ13组织(业余党校入此)

宣传教育

DQ14统战(民主党派材料入此)

          DQ12 纪检、监察

          DQ15工会(教代会、妇女工作材料入此)

          DQ16 团委、(学生思想政治工作材料入此)

          

(二)行政类

一级类目:XZ

二级类目:

          XZ11 行政综合(学院评估、校史和系、部等部门综

合材料入此)

          XZ12 人事工作(师资培训)

          XZ13 保卫、综合治理

          XZ14 总务

          XZ15 档案、图书

 

(三)教学类

一级类目:JX

二级类目:

          JX11 综合

          JX14 各类学生学籍

          JX15 教材

(四)科研类

  一级类目:KY

二级类目:

          KY11 综合

          KY12 项目

 

(五)基本建设

一级类目:JJ

二级类目:

          JJ11 综合

          JJ12 工程项目

 

(六)仪器设备

一级类目:SB

二级类目:

          SB11 综合

          SB12 各类设备

 

(七)出版类

一级类目:CB

二级类目:

          CB11 综合

          CB12 学报、校刊、团讯

 

(八)外事类

一级类目:WS

二级类目:WS11 综合

          WS12 国际合作办学、其它国际合作

 

(九)财会类

一级类目:CK

二级类目:

          CK11 综合

          CK12 会计账簿

          CK13 工资清册

          CK14 会计报表

          CK15 会计凭证

 

(十)声像类

一级类目:SX

二级类目:

          SX11 照片

          SX12 录像带

          SX13 录音带

          SX14 磁盘

          SX15 光盘

 

(十一)实物类

一级类目:SW

二级类目:

          SW11 礼品、纪念品、奖品、字画

          SW12 印章、证件

 


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